Nun aber wirklich. Mit De-Mail und dem elektronischen Personalausweis.

Die Grünen sorgen sich schon seit längerem um den beachtlichen Papierverbrauch der Bundesverwaltung. Mit nunmehr der fünften Kleinen Anfrage haben sie die Menge beschafften Papiers und den jeweiligen Recycling-Anteil erfragt. Die Bundesregierung antwortet pflichtschuldigst, wobei sie zutreffend zwischen Arbeits- und „Hygienepapier“ unterscheidet. Das Bundeskanzleramt verbrauchte danach im Jahr 2011 über 20 t, das Auswärtige Amt 105 t, das Innenministerium har über 1.000 t, zu Kosten übrigens von 1.742.584,66 €.

Das lässt sich doch ändern! In der Theorie zumindest funktioniert das papierlose Büro. Und auch die Bundesregierung ist (verhalten) optimistisch:

Erhebungen zu Umfang oder Anteil des Ersatzes der Papierform durch die elektronische Form werden in den Bundesministerien nicht vorgenommen. Allgemein ist aber ein Anstieg der Nutzung der elektronischen Schriftgutverarbeitung zu verzeichnen.

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Im BMI wurde zum 2. Juli 2012 für alle neu anzulegenden Vorgänge die elektronische Akte eingeführt. Perspektivisch wird sich der Anteil an elektronischem Schriftgut erhöhen.

Und auch die Gerichte sind dabei:

Das Bundesverwaltungsgericht hat die elektronische Verwaltungsakte eingeführt und stellt nach und nach alle Vorgänge um. Ob eine vollständige elektronische Erfassung papiergebundener Dokumente erreicht wird, kann derzeit nicht abgeschätzt werden. Die elektronische Gerichtsakte befindet sich derzeit in einer konkreten Planung. Erfahrungen können daher hierzu noch nicht benannt werden. Statistische Erhebungen über den jeweiligen Anteil der Umstellung werden nicht durchgeführt und sind derzeit auch nicht geplant.

Elektronische Papiere werden im Bundesgerichtshof (BGH) bereits vermehrt angeboten (z. B. Pressemitteilungen und Hausmitteilungen per Rund-E-Mail sowie im Intranet, Dokumente der zentralen Verwaltung in einem Dokumentenmanagementsystem).

Aber nicht alle sind glücklich damit – Mitarbeiter äußern auch Kritik:

Die Akzeptanz elektronischer Dokumente wird in den Ministerien und ihrem nachgeordneten Bereich aber als zufriedenstellend bis hoch beurteilt, wobei „gut“ überwiegt.

Vorteile werden vor allem in der zeit- und ortsunabhängigen Bearbeitung sowie der schnelleren Bereitstellung und einfacheren Bearbeitung sowie Speicherung gesehen.

Es wird aber auch darauf hingewiesen, dass das Lesen von umfangreichen oder inhaltlich komplexen Dokumenten am Bildschirm deutlich schwieriger ist als auf Papier. Deshalb werden solche Dokumente oft doch noch ausgedruckt. Ausdrucke sind z. B. auch im Rahmen von Gerichtsverfahren noch notwendig oder zur dauerhaften Archivierung.

Aus dem Geschäftsbereich des BMJ wurde die Besorgnis geäußert, dass die Einführung der elektronischen Akte die „reine“ Bildschirmarbeit verstärken wird, so dass sich bildschirmbezogene und andere Tätigkeiten weniger stark abwechseln werden. Bei den Beschäftigten, welche derzeit schon überwiegend die elektronische Akte nutzen, treten bereits jetzt vermehrt Gesundheitsprobleme auf (insbesondere Schulter-Nacken-Bereich und Augen).

Gleichwohl setzt die Bundesregierung verstärkt auf die elektronische Kommunikation:

Der Entwurf des E-Government-Gesetzes hat die Erleichterung der elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung durch den Abbau bundesrechtlicher Hindernisse, die einer medienbruchfreien elektronischen Abwicklung von Verwaltungsverfahren bisher entgegenstehen, zum Ziel.

Hierzu soll die Schriftform neben der qualifizierten elektronischen Signatur durch zwei andere sichere Verfahren ersetzt werden können, die durch die Nutzer einfacher handhabbar sind. Das erste dieser Verfahren sind von der Verwaltung zur Verfügung gestellte Formulare, welche in Verbindung mit sicherer elektronischer Identifizierung übermittelt werden; eine sichere elektronische Identifizierung wird insbesondere durch die eID-Funktion des neuen Personalausweises gewährleistet. Das zweite Verfahren soll De-Mail sein.

Jetzt kommt das papierlose Büro also wirklich.