De-Mail-Anbieter müssen, ebenso wie Zertifizierungsdiensteanbieter, ihre Arbeit dokumentieren. Was mit ihre Arbeit gemeint ist, bestimmt ausführlich (und etwas umständlich) § 13 De-Mail-G:
§ 13 De-Mail-G. Dokumentation. (1) ¹Der akkreditierte Diensteanbieter hat alle Maßnahmen zur Sicherstellung der Voraussetzungen der Akkreditierung und zur Erfüllung der in §§ 3 bis 12 genannten Pflichten so zu dokumentieren, dass die Daten und ihre Unverfälschtheit jederzeit nachprüfbar sind. ²Die Dokumentationspflicht umfasst den Vorgang der Eröffnung eines De-Mail-Kontos, jede Änderung von Daten, die hinsichtlich der Führung eines De-Mail-Kontos relevant sind, sowie jede Änderung hinsichtlich des Status eines De-Mail-Kontos.
Soweit, so gut. Das hier interessierende Problem ergibt sich aus Absatz 2 der Vorschrift:
(2) Der akkreditierte Diensteanbieter hat die Dokumentation nach Absatz 1 während der Dauer des zwischen ihm und dem Nutzer bestehenden Vertragsverhältnisses sowie zehn weitere Jahre ab dem Schluss des Jahres aufzubewahren, in dem das Vertragsverhältnis endet.
Die Dokumentation muss also nicht nur geführt und gepflegt (Abs. 1), sondern scheinbar ewig aufbewahrt werden. In welcher Form, bestimmt das Gesetz aber nicht. Aus dem Kommentar (K § 13 Rdnr. 9):
Besondere Formvorgaben bestehen nicht. Maßgeblich ist das Ziel einer jederzeit möglichen umfassenden Kontrolle der Dokumentation und ihrer Unverfälschtheit. Das erfordert grundsätzlich, dass papierne Dokumente in Papierform und elektronische Dokumente in elektronischer Form aufbewahrt und so zusammengefasst bzw. indexiert werden, dass sie jederzeit umfassend erreichbar sind (Skrobotz, G § 10 Rdnr. 29).
Für viele Anbieter ist es nun aber unattraktiv, „auf ewig“ Papierdokumente aufbewahren zu müssen. Die Verwaltungskosten sind beträchtlich. Praktisch wäre es, könnten die Papierdokumente einfach gescannt und so elektronisch aufbewahrt werden. In einigen Bereichen ist das zulässig, so in der Sozialversicherung. Für die Sozialversicherungsträger sieht § 110a SGB IV vor, dass diese papierne Akten in elektronischer Form „nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Aufbewahrung“ aufbewahren können. Anders im Prozessrecht. Zwar bestimmt etwa § 55b VwGO, dass die Verwaltungsgerichte (irgendwann einmal, die notwendige Verordnung fehlt bislang) „die Prozessakten elektronisch“ führen können. Hierfür müssen die Scans „den Vermerk enthalten, wann und durch wen die Übertragung vorgenommen worden ist“, Abs. 4. „Ersetzendes Scannen“ ist aber nicht zulässig, wie Absatz 3 deutlich macht: „Die Originaldokumente sind mindestens bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens aufzubewahren“.
Diesem Thema widmet sich nun (bereits seit längerem) das BSI von der technischen Seite. Wie kann das Scannen von Papierdokumenten so sicher gestaltet werden, dass die Scans die Originaldokumente rechtssicher ersetzen können, das Papier also im Anschluss entsorgt? Entsprechende Vorgaben sollen in der Technischen Richtlinie 03138 formuliert werden, die es derzeit in Version 0.9 zur Diskussion stellt.
Zur Einleitung heißt es:
Diese TR zielt auf eine Steigerung der Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens ab und trägt den Titel „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“. Hierbei wird unter dem „ersetzenden Scannen“ der Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals verstanden.
Die TR RESISCAN hat zum Ziel, Anwendern in Justiz, Verwaltung und Wirtschaft als Handlungsleitfaden und Entscheidungshilfe zu dienen, wenn es darum geht, Papierdokumente nicht nur einzuscannen, sondern nach Erstellung des Scanproduktes auch zu vernichten. Dies betrifft insbesondere solche Anwendungen, in denen gesetzliche oder anders begründete Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen, die eine besondere Handhabung digitalisierter Dokumente nach sich ziehen, wenn das Original vernichtet werden soll. Die TR hat ohne besondere rechtliche Bestimmungen lediglich empfehlenden Charakter.
Astrid Schumacher, Referentin beim BSI, stellt den Entwurf bei der JurPC vor.
Einsendeschluss für Anmerkungen zum Entwurf ist der Freitag dieser Woche.
Im Kommentar: Zur Dokumentationspflicht nach § 13 De-Mail-G siehe K § 13.